Penggunaan Layanan Sistem Informasi (Sistem Informasi Eksekutif)

Keberadaan informasi di tengah kemajuan teknologi dan informasi saat ini bukan hanya sebagai pendukung dalam kegiatan operasional perusahaan saja, melainkan sudah menjadi bagian penting yang menentukan strategi perusahaan. Informasi yang dihasilkan harus mempunyai kualitas yang diukur dari tiga hal yaitu akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). Untuk mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen, maka diperlukan suatu sistem informasi eksekutif yang dapat terintegrasi dengan baik. EIS (Executive Information System) dibangun berdasarkan kebutuhan dan kondisi perusahaan, karena setiap perusahaan adalah unik

Eksekutif merupakan manajer tingkat atas yang memiliki pengaruh kuat pada setiap kegiatan, arah dan tujuan organisasi. Dari sudut pandang organisasi atau perusahaan, CE (Chief Executive)/eksekutif tertinggi adalah jenjang tertinggi dalam perusahaan (eksekutif) atau administrator yang diberi tanggung jawab untuk mengatur keseluruhan suatu organisasi. Dari beberapa fungsi manajemen (perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan), eksekutif berperan dalam fungsi perencanaan (planning). Pada fungsi ini, eksekutif menentukan tujuan dan perencanaan organisasi secara keseluruhan agar fungsi-fungsi lain di dalam organisasi juga dapat berjalan.

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System) merupakan salah satu sistem pendukung manajemen yang khusus dirancang bagi manajer pada tingkat perencanaan strategis. Sistem Informasi Eksekutif melayani level strategi pada organisasi. EIS sebagai pendukung eksekutif berperan mendukung perencanaan dan penyampaian kebutuhan informasi serta pengambilan keputusan manajer tingkat atas. Sistem Informasi Eksekutif didefinisikan sebagai suatu sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk menyediakan eksekutif dengan informasi internal dan eksternal yang mudah diakses dan relevan dengan kegiatan-kegiatan manajemen mereka.

Berbeda dengan tipe sistem informasi yang lain, pada dasarnya EIS tidak dirancang untuk menyelesaikan masalah tertentu. EIS dirancang untuk membantu eksekutif mencari informasi yang diperlukan manakala mereka membutuhkannya dan dalam bentuk apa pun yang paling bermanfaat. Sebagai implementasinya, pemakai EIS dapat memilih format grafik, mengatur tampilan informasi yang dikehendaki, dan mengetahui pemicu laporan perkecualian.

Manajer senior menggunakan sistem informasi eksekutif dalam membuat keputusan. Executive Support System (ESS) merupakan salah satu bentuk sistem informasi yang disusun dari banyak sumber data dalam bentuk summary yang dipergunakan oleh pihak manajemen senior untuk melakukan monitor performance, assessment dan pengembangan strategi bisnis. Sistem Pendukung Eksekutif mengarah pada keputusan-keputusan yang bersifat tidak rutin, yang memerlukan penilaian, evaluasi, dan pemikiran karena tidak ada prosedur baku yang disepakati.

              

Model Sistem Informasi Eksekutif dapat dilihat dari Gambar diatas Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi komputer personal. Dalam perusahaan besar PC (Personal Computer) tersebut dihubungkan dengan mainframe. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai executive workstation

Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder, kebanyakan dalam bentuk hardisk, yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan. Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan kotak surat elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi dari lingkungan.

Ciri-ciri sistem informasi eksekutif yang baik:

·      fokus pada informasi yang dibutuhkan eksekutif, dengan penyajian yang sederhana dan interface      yang mudah digunakan

·       fokus pada high level summaries dan drill-down (dapat ditelusuri ke bawah)

·       menampilkan laporan yang ringkas berupa grafik

·       mengacu pada struktur organisasi di setiap level eksekutif.

Karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan oleh sistem informasi eksekutif yaitu:

· Executive-friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan komputer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.

· Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses sebelumnya.

·  Memiliki on-line help.

·  Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan

Karakteristik Data untuk Sistem Informasi Eksekutif Format data yang disediakan oleh sistem informasi eksekutif juga harus memenuhi kebutuhan data para pihak eksekutif. Berikut adalah karakteristik data yang dibutuhkan oleh sistem informasi eksekutif :

·   Highly Summarized Data Informasi yang ditawarkan oleh sistem informasi eksekutif merupakan informasi rangkuman sehingga memudahkan eksekutif dalam mengambil keputusan dengan mengambil kesimpulan berdasarkan hasil rangkuman dari keseluruhan transaksi yang telah diolah melalui data warehouse.

·   Drill Down Informasi yang ditawarkan sistem informasi eksekutif dapat memungkinkan melihat secara detail rangkuman yang telah ditampilkan oleh sistem informasi eksekutif. Hal ini terkadang dilakukan saat eksekutif menilai gejolah grafik informasi yang ditampilkan kurang meyakinkan sehingga dinilai perlu untuk melihat penyebab dari pergerakan grafik yang kurang seimbang agar dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan bisnis.

·    System Integrate Fasilitas ini memungkinkan eksekutif untuk mengetahui data transaksi secara online sehingga dapat membantu analisa oleh eksekutif dengan memanfaatkan data yang sedang berjalan untuk dijadikan tolok ukur dalam mendukung informasi yang diterima oleh eksekutif melalui sumber informasi lain.

·    Future Simulation Fasilitas future simulation merupakan salah satu fasilitas penting dan paling sering diakses oleh eksekutif mengingat kemampuan dari sistem informasi ini untuk mengolah, memprediksi dan menampilkan pergerakan grafik beberapa tahun mendatang berdasarkan data data yang sudah ada sebelumnya. Tentunya grafik yang ditampilkan tidaklah bersifat baku, tetapi lebih kepada prediksi kasar perkembangan bisnis suatu organisasi.

· Benchmark Feature Benchmark merupakan salah satu fasilitas yang berfungsi untuk membandingkan kinerja organisasi dengan kinerja organisasi sejenis lain berdasarkan data data yang dikeluarkan oleh lembaga statistik nasional. Fasilitas ini dipergunakan oleh eksekutif yang berusaha mengukur kekuatan organisasi yang dipimpinnya dengan organisasi saingan. Hal ini bertujuan sebagai patokan dalam mengambil langkah startegis untuk mencapai sasaran organisasi yang telah ditetapkan bersama.